5 Melhores práticas para organização no Sharepoint

Ricardo Mattos

O Microsoft Sharepoint é uma ferramenta muito utilizada pelas empresas para gerenciamento de conteúdo e colaboração de equipes. Atualmente, se não bem-organizado, o Sharepoint pode se tornar um problema para os usuários.

Neste artigo, vamos apresentar 5 melhores práticas para organização de conteúdo no Sharepoint, visando a melhoria da produtividade da empresa.

Organização é primordial

A falta de organização pode se tornar um problema, pois, em um ambiente com arquivos semelhantes espalhados em diferentes pastas, a falta de nomenclatura padronizada pode gerar uma confusão no usuário e fazer com que perca tempo, esforço e produtividade. Por isso a importância de se atentar a alguns detalhes na hora de se organizar.

Antes das melhores práticas, vamos entender o conceito básico da ferramenta.

O Sharepoint possibilita a organização de conteúdo em sites, que podem ser compostos de bibliotecas, listas, páginas e aplicativos. Podendo limitar acessos de usuários por meio das permissões no painel de administração do Sharepoint no Microsoft 365.

Aqui estão algumas práticas que fará com que sua equipe se organize melhor e consequentemente seja mais produtiva.

5 dicas para se organizar e ser mais produtivo no Sharepoint

1. Definir estruturas:

Antes de adicionar arquivos nos Sharepoint, é importante definir uma estrutura de pastas com uma hierarquia e subpastas que faça sentido dentro do cenário da empresa. Pastas bem estruturadas geram facilidade ao localizar documentos, otimizando a procura.

2. Metadados:

Metadados são informações adicionais que podem ser aplicadas aos documentos, como autor, data de criação, título e palavra-chave. A utilização de metadados viabiliza a filtragem adequada dos documentos, aumentando a precisão nas procuras de conteúdo.

3. Criar bibliotecas de documentos:

Com a criação de bibliotecas, além de você ter seus arquivos em um local seguro, onde pode colaborar com sua equipe acessando os documentos de qualquer dispositivo, você também tem a possibilidade de restringir acessos e informações como quem criou ou modificou um arquivo pela última vez.

4. Padronizar as nomenclaturas:

Todas as outras práticas são extremamente importantes, mas quando se trata de organização, a padronização de nomenclatura é primordial. É essencial que os arquivos sigam um padrão nos nomes, facilita ao encontrar, ao automatizar tarefas, até nos momentos difíceis onde é perdido um arquivo, com arquivos de nomes semelhantes, as chances de não o encontrar diminuem drasticamente.

5. Fornecer treinamento:

Como o Sharepoint é uma ferramenta criada para funcionar em equipe, é importante que haja um treinamento para os usuários, explicando as práticas recomendadas e a forma mais eficaz de utilizá-las, a fim de manter o ambiente confortável e dinâmico.

Aplicando ao dia a dia

Certo, mas em que cenário isso realmente se aplica no dia a dia? Bom, trazendo para realidade, imagine que você é um gestor responsável por uma equipe de suporte. Você pode criar uma estrutura de pastas direcionando os arquivos que auxiliem no suporte de cada ferramenta como “Exchange Online”, “Windows Server” e “Microsoft Azure”. Conceda acesso as pastas de acordo com a equipe especializada, crie um padrão para nomenclatura como “aplicação – procedimento – ano atual” e ensine os usuários a utilizarem, recomendando que siga o modelo criado. Desta forma, diminuindo ou sanando os problemas com organização de arquivos.

Conclusão

A organização adequada do conteúdo no SharePoint pode melhorar significativamente a eficiência e a produtividade dos usuários. Lembre-se de que a organização do conteúdo é uma tarefa contínua e deve ser revisada periodicamente. Seguir as 5 melhores práticas apresentadas nesse artigo é um ótimo início para os que estão passando utilizar o Sharepoint agora.

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