Exchange Online Archiving (Arquivamento): Como funciona?

Microsoft Exchange Arquiving

Ricardo Mattos

Baseado em nuvem, o Exchange Online Archiving é uma solução empresarial que visa atender necessidades de segurança, confiabilidade e produtividade. O arquivamento oferece recursos avançados para os usuários de forma que aumente a organização da caixa de correio deixando-a com menos mensagens antigas ou indesejáveis, se tornando um ótimo desenlace para quem sofre com armazenamento nas caixas de correio.

Como funciona o Archiving?

Cada usuário do Exchange Online recebe uma cota de armazenamento, de acordo com a licença adquirida, que aparece no Outlook como “Arquivo Morto”, essa funcionalidade permite que, por padrão, mensagens recebidas a 3 anos seja encaminhadas para a caixa de correio de arquivo morto, liberando espaço na caixa de correio (política que pode ser alterada no admin center do Exchange) e se caso tenha e-mails mais recentes que gostaria que fossem também encaminhados, basta move-los manualmente para a outra caixa de correio.

Arquivo Morto

Como habilitar?

Para habilitar a funcionalidade para um usuário, primeiramente se certifique de que a licença dele dá direito a utilização do serviço. Após certificar-se, existem dois métodos para habilitar a funcionalidade:

Portal de administrador do Exchange

  • Acessar o admin.exchange.microsoft.com
  • Recipientes > Mailboxes
Admin Center
  • Selecionar o usuário no qual gostaria de habilitar
  • Others > Mailbox archive > Manage mailbox archive
Suporte
  • Trocar de Off para On
  • Para validar se ativou ou não, no usuário em “Archive status” ao habilitar mudará de “None” para “Active”.

Manage Mailbox

Importar dados

É possível também fazer a importação de dados para arquivamento:

  • Importar arquivo .pst usando o assistente de Importação e Exportação do Outlook
  • Arrastar mensagens manualmente para o arquivamento
  • Mover mensagens conforme política de arquivamento configurada com base na idade das mensagens

Microsoft informa!

 

“Regras de transporte ou de encaminhamento automático para copiar mensagens para o Arquivamento do Exchange Online com a finalidade de arquivamento não é permitido.

A caixa de correio de arquivo morto de um usuário destina-se somente a esse usuário. A Microsoft se reserva o direito de negar espaço de armazenamento de arquivo morto adicional em instâncias em que a caixa de correio de arquivo morto de um usuário é usada para armazenar dados de arquivo morto para outros usuários ou em outros casos de uso inadequado.”

Política de Retenção

Por padrão, ao habilitar o arquivo morto, as políticas já são aplicadas para as mensagens que chegarem à caixa de correio. As políticas podem ser alteradas no painel de administração do Exchange, por exemplo, ao invés de mover mensagens chegadas a mais de 2 anos para arquivo morto, mover mensagens com 1 ano ou mais. Observe na tabela as políticas padrão do Arquivo morto.

Politica de retenção Microsoft Exchange Arquiving

Quem pode usar?

O serviço de arquivamento do Exchange Online está disponível para seguintes licenças de Microsoft 365:

  • Microsoft 365 Business Premium
  • Office 365 A3
  • Office 365 A5
  • Office 365 E3
  • Office 365 E5
  • Exchange Online Plano 2
  • Microsoft 365 E3
  • Microsoft 365 E5
  • Conformidade do Microsoft 365 F5

As licenças a seguir também contemplam da ferramenta, porém, é necessário adquiria o Arquivamento do Exchange Online como complemente a parte:

• Exchange Online Plano 1
• Exchange Online Kiosk
• Microsoft 365 Business Basic
• Microsoft 365 Business Standard
• Office 365 E1
• Office 365 A1
• Office 365 G1
• Office 365 F3
• Microsoft 365 F3

Autoexpanding

Disponível para as licenças Microsoft 365 Business Premium, Microsoft 365 E3/E5 e Office 365 Enterprise E3/E5, a expansão automática funciona da seguinte forma: cada usuário recebe incialmente 100GB de armazenamento, após ativar a expansão automática, o usuário poderá utilizar a caixa de armazenamento normalmente, quando atingir 90GB, a caixa irá se expandir automaticamente podendo chegar até 1,5TB de armazenamento (Pode levar até 30 dias para que o espaço adicional seja provisionado).

Como habilitar o Autoexpanding?

Antes de habilitar a função de expansão automática é importante se atentar as seguintes restrições:

  • Ao ativar a expansão automática para um usuário, não será possível reverter.
  • Administradores não podem ajustar a cota de armazenamento se a expansão estiver ativa
  • A ferramenta impede o usuário de recuperar ou restaurar uma caixa de correio inativo, logo, se a caixa de correio do usuário for desabilitada, não será possível resgatar os itens da caixa de correio inativa. A única forma de recuperar dados nesse caso, seria utilizando a pesquisa de conteúdo presente no portal Microsoft Purview.
  • É necessário a permissão de administrador global no tenant para ativar o autoexpanding dentro da organização.

Para habilitar a função é necessário a utilização do PowerShell obrigatoriamente, não é possível executar pelo portal de administração do Exchange.

Habilitar para a organização inteira:

Primeiramente, abra o PowerShell como administrador e se certifique se de ter o modulo do Exchange instalado.

  1. Para instalar o modulo Exchange utilize o comando “Import-Module ExchangeOnlineManagement”
  2. Conecte-se ao Exchange Online da organização utilizando o comando “Connect-ExchangeOnline” e insira suas credenciais.
  3. Após conectado, execute o comando “Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchive”

Habilitar para um usuário em específico:

Para habilitar para algum usuário específico também é importante verificar se você já possua o módulo instalado e que tenha permissão de administrador global.

  1. Conecte-se ao Exchange Online da organização utilizando o comando “Connect-ExchangeOnline” e insira suas credenciais.
  2. Execute o comando “Enable-Mailbox <user mailbox> – AutoExpandingArchive” e preencha o espaço <user mailbox> com o email do usuário que deseja aplicar a expansão.

Você pode validar o funcionamento analisando a capacidade de armazenamento disponível para o usuário no portal de administração do Exchange que passará de 100GB para 110GB.

Limites de Armazenamento

limites de armazenamento Microsoft Exchange Arquiving

Conclusão

O Exchange Online se mostra cada vez mais ser a opção mais completa do mercado quando o assunto é e-mail, com a função do Archiving está ainda mais fácil decidir qual usar na sua organização, sanando problemas de espaço que seria a principal queixa de quem utiliza o e-mail diariamente. A Microsoft sempre está se aprimorando em todas suas vertentes, mostrando o porquê de ser a referência e a elite no ambiente empresarial.

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