7 dicas para reuniões online e colaboração seguras com o Microsoft Teams

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O trabalho remoto e híbrido se tornou a nova norma para muitos funcionários em todo o mundo, pois a colaboração diária continua a ser realizada virtualmente. Com essa mudança para a comunicação online, como você pode garantir que está colaborando com segurança?

Com o Microsoft Teams! Não importa se você esteja hospedando reuniões virtuais, realizando trabalhos em grupos diariamente ou chats 1:1, compartilhando documentos ou coautoria em um documento em tempo real – o Teams permite uma colaboração segura e protegida.

Abaixo você confere 7 dicas para que suas reuniões online e colaboração sejam seguras com o Microsoft Teams. Confira!

Dica 1: controle quem pode participar e apresentar as reuniões do Microsoft Teams

Os organizadores da reunião podem alterar as configurações dos participantes para uma reunião específica por meio da página da web “Opções da reunião”. No Teams, vá em “Calendário”, selecione uma reunião e selecione “Opções de reunião”. A partir daqui, você pode determinar configurações como quem precisa ser admitido na reunião e quem pode ignorar o lobby para ingressar diretamente. Além disso, você pode decidir quais participantes podem ingressar na função de apresentador, para apresentar o conteúdo e quem deve participar como um participante padrão. Outro controle útil para reuniões grandes é a capacidade de impedir que os participantes ativem o som – isso é particularmente útil quando a reunião será conduzida por participantes específicos enquanto o resto do público estará apenas como ouvinte. Observe que sua organização controla as configurações de participante padrão.

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Dica 2: Minimize as interrupções nas reuniões do Teams silenciando um indivíduo ou todos os participantes da reunião

Para evitar interrupções na reunião, intencionais ou acidentais, como organizador da reunião, você pode silenciar participantes individuais ou todos os participantes da reunião. Se um participante deixar o microfone sem som enquanto está ausente, você pode facilmente silenciar esse participante no painel de participantes. Durante grandes reuniões conduzidas por palestrantes designados, como uma prefeitura ou palestra, a capacidade de silenciar todos os participantes garante que seus apresentadores não sejam interrompidos acidentalmente.

Dica 3: Determine quem pode apresentar conteúdo ou compartilhar a tela na reunião do Teams

Como organizador da reunião, você pode determinar quem pode apresentar o conteúdo ou compartilhar sua tela na reunião. Antes do início da reunião, discutimos acima como isso pode ser feito por meio das opções de Reunião. Assim que a reunião começar, você pode selecionar um participante por meio do painel do participante para determinar se ele tem a função de apresentador ou é um participante padrão. Isso pode ser especialmente útil quando você tem participantes externos participando da reunião e que podem precisar apenas da função de apresentador temporariamente.

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Dica 4: Encerre a reunião do Teams para todos os participantes de uma vez

Como organizador da reunião, às vezes a reunião precisa terminar a seu critério, sem permitir que os participantes permaneçam. O encerramento de uma reunião para todos os participantes geralmente é aplicável em configurações de reuniões grandes, como uma prefeitura, palestra ou aula de webinar para garantir que os participantes não permaneçam na reunião. Assim que uma reunião for encerrada, em vez de clicar em Sair , selecione a lista suspensa localizada ao lado dela e clique em Encerrar Reunião . Você também pode acessar isso acessando os controles da reunião, clicando em mais opções (…) e selecionando Encerrar Reunião . Isso encerrará e encerrará a reunião para todos os presentes.

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Dica 5: Crie uma equipe com mais segurança

Se algum conteúdo armazenado ou discutido dentro da equipe pode ser considerado confidencial para os negócios, como detalhes financeiros ou informações confidenciais do projeto, é uma prática recomendada aplicar proteções maiores a essa equipe para garantir a segurança do conteúdo. Isso pode ser feito criando uma nova equipe e aplicando um rótulo de sensibilidade criado pela TI. Ao aplicar um rótulo de sensibilidade à sua equipe, ele aplica automaticamente as proteções configuradas à equipe.

Ao criar uma nova equipe, no painel de sensibilidade e privacidade, selecione o menu suspenso em Sensibilidade para selecionar um rótulo de sensibilidade criado por TI para aplicar à equipe. Como um lembrete, é sempre melhor verificar com sua organização ou departamento de TI como as informações comerciais confidenciais devem ser armazenadas.

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Dica 6: Crie um canal privado

Às vezes, você precisa compartilhar informações confidenciais em uma equipe apenas para membros específicos da equipe, como detalhes do projeto ou planejamento estratégico, que não requerem proteção holística da equipe. Em vez de criar uma nova equipe, você pode criar um canal privado dentro de uma equipe existente que só é acessível a membros designados. Essa é uma ótima maneira de fornecer uma camada de segurança para proteger informações comerciais confidenciais sem criar uma nova equipe.

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Para criar um canal privado, vá até a equipe e escolha mais opções (…) e selecione “Adicionar canal”. Depois de fornecer um nome e uma descrição, em “Privacidade”, selecione a seta suspensa para especificar se o canal é Privado – Acessível apenas a um grupo específico de pessoas dentro da equipe. Depois de criado, você pode adicionar outros proprietários de canais privados e até 250 membros. Como um lembrete, é sempre melhor verificar com sua organização ou departamento de TI como as informações comerciais confidenciais devem ser armazenadas.

Dica 7: Ajude a proteger dados confidenciais no Teams

Microsoft Teams oferece suporte a políticas de proteção de dados para ajudar a proteger as informações confidenciais de serem compartilhadas acidental ou inadvertidamente. Ao colaborar em um bate-papo do Teams 1: 1 ou canal, você pode ter uma mensagem devolvida como bloqueada se essa mensagem contiver informações que atendam à política de informações confidenciais da sua organização.

Message Blocked

Se sua mensagem estiver bloqueada, você verá um link clicável que diz O que posso fazer ? Se você clicar nesse link, uma dica de política útil criada por sua organização será exibida instruindo você sobre por que o conteúdo dessa mensagem é considerado comercial. As dicas de política foram elaboradas para ajudar o remetente a entender por que determinado conteúdo é considerado confidencial para os negócios ou é uma prática recomendada não compartilhar.

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Estas dicas de colaboração on-line tem o intuito de ajudar você e sua empresa a se manterem produtivos e em segurança. Para maiores dúvidas, leia o artigo original da Microsoft onde existem vídeos exemplificando cada uma das ações. 

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